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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à retenir. Comment les stocker et prendre soin de façon rapide et efficace ? Comment les entretenir pour les besoins futurs ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement débuter, prenez le temps de vous y préparer.
L’acte de naissance démontre légalement l’état civil d’une personne. c’est pourquoi une copie complète ou un levé de cet acte sont initiés pour de nombreuses démarches officielles comme un mariage, un divorce ou encore une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un levé d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte d’arrivée sur terre est un document écrit public dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui prouve la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la commune du lieu de naissance.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent . Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos documents papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : pourtant, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le nombre de papiers à retenir rétréci d’année en année !
Pour bien remiser, il faut faire la divergence entre les documents courants et les autres dossiers. Les documents courants sont ceux qui sont consultés souvent et qui doivent ainsi se déplacer dans un endroit facilement accessible. Les papiers qui sont consultés rarement peuvent être classés dans des cartons ou tout en haut d’une étagère. Voici quelques variétés de rangement pour les différents genres de papier : Les blouses à soufflet sont pratiques pour mettre de coté les papiers volumineux. Une chemise permet ainsi de classifier différents documents concernant un seul sujet ( exemple : tous les papiers concernant la construction d’un appartement ).
Trier et assurer ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou aucune ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je fait le choix d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien une heure le vendredi matin à 9h. Pensez de plus à numériser vos documents au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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